QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG

NHÀ XE HÒA HIỆP THÀNH PHÁT

Cơ sở pháp lý: Căn cứ Luật Doanh nghiệp, Luật Đường bộ, Luật Trật tự, an toàn giao thông đường bộ, Bộ luật Lao động và các văn bản pháp luật hiện hành có liên quan.

Phạm vi áp dụng: Áp dụng đối với Ban điều hành, khối văn phòng, đội ngũ tài xế, nhân viên phụ xe, bộ phận phòng vé và các cá nhân có liên quan đến hoạt động kinh doanh, vận hành của Nhà xe Hòa Hiệp Thành Phát.

CHƯƠNG I. QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

Quy chế này quy định về cơ cấu tổ chức, quyền hạn, trách nhiệm và nguyên tắc vận hành trong hoạt động kinh doanh vận tải của Nhà xe Hòa Hiệp Thành Phát.

Toàn thể cán bộ, nhân viên và người lao động có trách nhiệm nghiêm túc thực hiện các quy định trong quy chế này, đồng thời tuân thủ quy định pháp luật hiện hành và các quy định nội bộ do Nhà xe ban hành.

Điều 2. Mục tiêu hoạt động

Kinh doanh vận tải hành khách và hàng hóa bằng đường bộ bảo đảm an toàn, chất lượng dịch vụ và tuân thủ quy định pháp luật.
Nâng cao chất lượng phục vụ, tối ưu hóa chi phí vận hành và sử dụng hiệu quả nguồn lực của doanh nghiệp.
Bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của hành khách, đối tác và người lao động.
Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, nâng cao tinh thần trách nhiệm và uy tín thương hiệu Nhà xe Hòa Hiệp Thành Phát.
Không ngừng cải thiện chất lượng phương tiện, quy trình phục vụ và trải nghiệm của hành khách.

CHƯƠNG II. BỘ MÁY TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH

Điều 3. Cơ cấu tổ chức

Ban Giám đốc/Ban điều hành: Chịu trách nhiệm quản lý, tổ chức và điều hành các hoạt động kinh doanh, vận tải; quyết định các vấn đề thuộc thẩm quyền và chịu trách nhiệm theo quy định pháp luật.

Bộ phận Điều vận: Quản lý phương tiện, sắp xếp lịch trình, phân công tài xế và nhân viên phục vụ; theo dõi hoạt động vận chuyển, phối hợp xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình khai thác tuyến.

Bộ phận Phòng vé và Chăm sóc khách hàng: Tiếp nhận yêu cầu đặt vé, tư vấn thông tin chuyến đi, xác nhận đặt vé, hỗ trợ hành khách và tiếp nhận, xử lý phản hồi theo quy trình của Nhà xe.

Bộ phận Kế toán – Tài chính: Theo dõi doanh thu, chi phí, thanh toán, công nợ và thực hiện đối soát, quyết toán theo quy định tài chính, kế toán hiện hành.

Đội ngũ Tài xế và Nhân viên phục vụ: Thực hiện vận chuyển hành khách, hỗ trợ hành lý, quản lý hàng hóa ký gửi và bảo đảm an toàn, trật tự, vệ sinh trong suốt quá trình phục vụ.

Bộ phận Kỹ thuật và Bảo dưỡng (nếu có): Theo dõi tình trạng phương tiện, thực hiện hoặc phối hợp bảo dưỡng, sửa chữa, kiểm tra kỹ thuật nhằm bảo đảm xe đáp ứng điều kiện an toàn trước khi đưa vào khai thác.

Điều 4. Quyền hạn và trách nhiệm của người quản lý

Tổ chức, quản lý và giám sát hoạt động kinh doanh, vận tải theo thẩm quyền.
Phân công nhiệm vụ, xây dựng quy trình làm việc và kiểm tra việc thực hiện của các bộ phận.
Quyết định hoặc trình cấp có thẩm quyền quyết định các vấn đề về nhân sự, tuyển dụng, đào tạo và xử lý vi phạm theo quy định pháp luật.
Ký kết hợp đồng vận tải, hợp đồng kinh tế và các văn bản thuộc thẩm quyền.
Chịu trách nhiệm về hoạt động của doanh nghiệp trong phạm vi trách nhiệm và thẩm quyền theo quy định pháp luật.

CHƯƠNG III. QUẢN LÝ VẬN TẢI, DỊCH VỤ VÀ AN TOÀN

Điều 5. Quản lý phương tiện vận tải

1. Điều kiện phương tiện

Phương tiện đưa vào khai thác phải đáp ứng đầy đủ điều kiện kinh doanh vận tải, điều kiện an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường; có giấy tờ đăng ký, kiểm định, bảo hiểm bắt buộc và các thiết bị theo quy định pháp luật hiện hành.

2. Kiểm tra và bảo dưỡng

Trước mỗi chuyến đi, tài xế có trách nhiệm kiểm tra tình trạng phương tiện, bao gồm hệ thống phanh, lốp xe, đèn chiếu sáng, dầu nhớt, nước làm mát, hệ thống điện, điều hòa và các thiết bị an toàn.

Phương tiện phải được vệ sinh, sắp xếp gọn gàng và bảo đảm điều kiện phục vụ hành khách. Các hư hỏng hoặc dấu hiệu mất an toàn phải được báo cáo ngay cho bộ phận phụ trách để xử lý trước khi tiếp tục khai thác.

3. Quản lý và sử dụng phương tiện

Nghiêm cấm tự ý sử dụng phương tiện của Nhà xe vào mục đích cá nhân, cho thuê, chuyển giao hoặc khai thác ngoài nhiệm vụ được phân công khi chưa được người có thẩm quyền chấp thuận.

Không đưa phương tiện không bảo đảm điều kiện an toàn vào hoạt động vận tải.

Điều 6. Trách nhiệm của tài xế và nhân viên phục vụ

1. Đối với tài xế

Có giấy phép lái xe phù hợp với loại phương tiện điều khiển, còn hiệu lực và đáp ứng các điều kiện pháp luật quy định.
Chấp hành nghiêm các quy định về trật tự, an toàn giao thông đường bộ; tuân thủ tốc độ, làn đường, thời gian lái xe và quy định về đón, trả khách.
Tuyệt đối không điều khiển phương tiện khi trong cơ thể có nồng độ cồn; không sử dụng ma túy hoặc các chất bị pháp luật cấm.
Không phóng nhanh, vượt ẩu, tranh giành khách, chở quá số người quy định hoặc tự ý thay đổi hành trình trái quy định.
Kiểm tra phương tiện trước khi khởi hành; thông báo kịp thời cho Ban điều hành khi phát hiện sự cố hoặc nguy cơ mất an toàn.
Có thái độ lịch sự, tôn trọng hành khách và phối hợp xử lý các tình huống phát sinh một cách chuyên nghiệp.

2. Đối với nhân viên phục vụ

Hướng dẫn hành khách lên, xuống xe an toàn; hỗ trợ sắp xếp hành lý đúng vị trí quy định.
Giữ gìn vệ sinh, trật tự trên xe; giao tiếp lịch sự và hỗ trợ hành khách trong suốt chuyến đi.
Kiểm tra, ghi nhận và thực hiện giao nhận hành lý, hàng hóa ký gửi theo quy trình của Nhà xe.
Không nhận vận chuyển hàng cấm, hàng hóa không rõ nguồn gốc hoặc hàng hóa thuộc diện bị cấm vận chuyển theo quy định pháp luật.
Báo cáo ngay cho Ban điều hành khi xảy ra mất mát, hư hỏng tài sản, khiếu nại hoặc sự cố liên quan đến hành khách.

3. Đối với hàng hóa ký gửi

Hàng hóa ký gửi phải được tiếp nhận, kiểm tra trong phạm vi cần thiết, ghi nhận thông tin và thực hiện giao nhận theo quy trình. Chứng từ hoặc thông tin xác nhận cần thể hiện đầy đủ các nội dung cần thiết để phục vụ việc đối soát và giải quyết khiếu nại.

CHƯƠNG IV. QUY CHẾ TÀI CHÍNH VÀ QUYẾT TOÁN

Điều 7. Quản lý chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển

1. Chi phí vận hành

Các khoản chi phí vận hành có thể bao gồm nhiên liệu, phí sử dụng đường bộ, phí bến bãi, chi phí bảo dưỡng, sửa chữa và các khoản chi hợp lý khác phục vụ hoạt động vận tải.

Các khoản chi được thực hiện theo định mức, kế hoạch tài chính và quy trình phê duyệt do Nhà xe ban hành.

2. Chi phí phát sinh ngoài kế hoạch

Đối với các khoản sửa chữa dọc đường, chi phí cứu hộ hoặc các chi phí bất thường khác, tài xế và nhân viên phụ trách phải thông báo sớm cho Ban điều hành để được hướng dẫn, phê duyệt theo thẩm quyền.

Trường hợp khẩn cấp nhằm bảo đảm an toàn tính mạng, sức khỏe của hành khách và phương tiện, người thực hiện phải ưu tiên xử lý tình huống cần thiết, đồng thời thông báo cho Ban điều hành sớm nhất có thể.

3. Chứng từ thanh toán

Các khoản chi phí phải được ghi nhận đầy đủ, trung thực và có hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định pháp luật, phù hợp với tính chất của từng khoản chi.

Điều 8. Thời hạn và quy trình quyết toán chuyến xe

Sau khi hoàn thành chuyến vận chuyển, tài xế và nhân viên được phân công có trách nhiệm bàn giao đầy đủ hồ sơ, chứng từ và các khoản thu liên quan, bao gồm:

Lệnh điều xe, nhật trình hoặc hồ sơ vận hành chuyến xe theo quy định.
Doanh thu vé thu bằng tiền mặt và các khoản thu khác phát sinh trong chuyến đi, nếu có.
Cước vận chuyển hàng hóa ký gửi và thông tin giao nhận liên quan.
Hóa đơn, chứng từ chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển.
Biên bản ghi nhận sự cố, khiếu nại hoặc các vấn đề cần xử lý, nếu có.

Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thực hiện theo quy trình nội bộ của Nhà xe. Trường hợp áp dụng thời hạn 24 giờ kể từ khi xe về bến, cá nhân phụ trách phải hoàn thành việc bàn giao trong thời hạn này hoặc báo cáo lý do chậm trễ cho Ban điều hành.

Bộ phận kế toán có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu doanh thu, chi phí và các chứng từ liên quan; phối hợp với các bộ phận để xử lý chênh lệch trước khi hoàn tất quyết toán.

CHƯƠNG V. KHEN THƯỞNG, KỶ LUẬT VÀ XỬ LÝ SỰ CỐ

Điều 9. Khen thưởng

Nhà xe khuyến khích và xem xét khen thưởng đối với cá nhân, tập thể có thành tích tốt trong công việc, căn cứ vào kết quả thực hiện nhiệm vụ và quy định nội bộ, bao gồm:

Tài xế vận hành phương tiện an toàn, tuân thủ lịch trình và quy định pháp luật.
Cá nhân có ý thức tiết kiệm nhiên liệu, bảo quản phương tiện và sử dụng hiệu quả tài sản của Nhà xe.
Nhân viên phục vụ tận tình, chuyên nghiệp, nhận được phản hồi tích cực từ hành khách.
Cá nhân, tập thể chủ động phát hiện, ngăn ngừa rủi ro và có sáng kiến nâng cao chất lượng dịch vụ.
Nhân viên thực hiện tốt quy trình giao nhận, bảo quản hành lý và hàng hóa ký gửi.

Hình thức và mức khen thưởng do Nhà xe xem xét, quyết định theo quy chế nội bộ và quy định pháp luật có liên quan.

Điều 10. Kỷ luật, trách nhiệm bồi thường và xử lý sự cố

1. Các hành vi vi phạm

Các hành vi sau đây có thể bị xem xét xử lý theo tính chất, mức độ vi phạm và quy định pháp luật:

Gian lận doanh thu, tiền vé, cước hàng hóa hoặc chứng từ thanh toán.
Tự ý chiếm dụng, bán, tráo đổi hoặc làm thất thoát tài sản, hành lý và hàng hóa ký gửi của khách.
Vận chuyển hàng cấm hoặc thực hiện hành vi trái pháp luật trong quá trình làm việc.
Có hành vi xúc phạm, đe dọa, hành hung hành khách, đồng nghiệp hoặc gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến an toàn và uy tín của Nhà xe.
Tự ý sử dụng phương tiện sai mục đích, vi phạm quy trình an toàn hoặc không thực hiện nhiệm vụ được giao.
Che giấu sự cố, làm sai lệch hồ sơ hoặc cố ý không báo cáo các vấn đề nghiêm trọng phát sinh trong quá trình vận hành.

Tùy theo tính chất và mức độ vi phạm, Nhà xe thực hiện nhắc nhở, xử lý kỷ luật hoặc các biện pháp khác theo đúng trình tự, điều kiện và quy định pháp luật hiện hành. Việc chấm dứt hợp đồng lao động hoặc sa thải chỉ được thực hiện khi đáp ứng đầy đủ căn cứ và thủ tục pháp luật quy định.

2. Trách nhiệm bồi thường thiệt hại

Cá nhân gây thiệt hại đến tài sản của Nhà xe, hành khách hoặc bên thứ ba do lỗi của mình có trách nhiệm phối hợp xác minh và bồi thường theo căn cứ, mức độ thiệt hại thực tế, lỗi của các bên và quy định pháp luật có liên quan.

Việc xử lý tiền phạt vi phạm giao thông được thực hiện căn cứ vào hành vi vi phạm, chủ thể chịu trách nhiệm theo pháp luật và các quy định có liên quan. Nhà xe không áp dụng việc khấu trừ lương hoặc yêu cầu người lao động bồi thường trái quy định pháp luật.

3. Quy trình xử lý tai nạn giao thông và sự cố khẩn cấp

Khi xảy ra tai nạn giao thông hoặc sự cố ảnh hưởng đến an toàn hành khách, người lao động phải:

Ưu tiên bảo vệ tính mạng, sức khỏe của hành khách và những người liên quan; tổ chức sơ cứu, hỗ trợ cứu nạn trong khả năng an toàn.
Dừng phương tiện, cảnh báo nguy hiểm và thực hiện các biện pháp bảo đảm an toàn tại hiện trường.
Thông báo ngay cho cơ quan chức năng, lực lượng cứu hộ và Ban điều hành theo tính chất sự cố.
Bảo vệ hiện trường, cung cấp thông tin và phối hợp với cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật.
Thông báo cho đơn vị bảo hiểm và phối hợp thực hiện các thủ tục liên quan.
Lập báo cáo sự cố, ghi nhận thông tin cần thiết và phối hợp giải quyết quyền lợi của hành khách theo quy định.

Việc di chuyển phương tiện, người bị nạn hoặc tài sản tại hiện trường phải tuân thủ quy định pháp luật và ưu tiên yêu cầu cứu người, ngăn ngừa nguy hiểm tiếp diễn.

CHƯƠNG VI. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 11. Hiệu lực thi hành

Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày được người đại diện có thẩm quyền của Nhà xe Hòa Hiệp Thành Phát ký ban hành.

Ban điều hành và các bộ phận liên quan có trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn và giám sát việc thực hiện quy chế.

Mọi sửa đổi, bổ sung quy chế phải được thực hiện bằng văn bản và phê duyệt bởi người có thẩm quyền theo quy định pháp luật và quy định nội bộ của Nhà xe.

Các nội dung chưa được quy định trong văn bản này được thực hiện theo pháp luật hiện hành và các quy định hợp pháp khác của Nhà xe.

ĐẠI DIỆN NHÀ XE HÒA HIỆP THÀNH PHÁT

Người đại diện có thẩm quyền

(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu nếu có)

THÔNG TIN LIÊN HỆ

Nhà xe Hòa Hiệp Thành Phát